Planując wesele na samym początku musimy określić ilu gości planujemy zaprosić. Musimy liczyć się również z tym, że nie wszyscy zaproszenie będą obecni na waszym weselu. Szacuje się, że odmawia 30-40% osób zaproszonych.

Często jest też tak, że mamy ograniczany budżet lub też sala weselna, na której planujemy nasze wesele jest na określoną liczbę osób i nie zmieści się więcej osób lub będzie bardzo niekomfortowo. Dlatego ważne jest odpowiednie planowanie listy gości, czasu wręczania zaproszeń oraz daty do kiedy należy potwierdzić przybycie.

Coraz częściej w Polsce spotykane jest wysyłanie „save the day” czyli prośby, aby gość nic nie planował na ten dzień, bo wy planujecie go zaprosić na swój ślub i wesele. Jest to dobra praktyka, zwłaszcza jeśli planujecie swój ślub w okresie urlopowym.

Strategia tworzenia listy gości

Zastanawiacie się jaką strategię tworzenia listy gości wybrać. Najlepiej niech każdy z was osobno na kartce spisze osoby, które planuje zaprosić. W pierwszej kolejności od osób, których nie może zabraknąć wokół was w dniu waszego ślubu. Na końcu listy zazwyczaj są znajomi, z którymi utrzymuje się luźniejsze kontakty. Wspólnie przeanalizujcie wasze listy gości, czy nie ma jakiś problematycznych sytuacji rodzinnych i czy na wszystkich gości się obydwoje zgadzacie.

Zazwyczaj lista gości jest długa i czasem trzeba ją ograniczyć ze względu ograniczony budżet lub miejsca na Sali. Wówczas dzielimy Listę na tych co dostaną zaproszenie w pierwszej kolejności i listę osób, które dostaną zaproszenie, gdy ktoś z pierwszej listy zrezygnuje. Zdaje sobie sprawę, że taki zabieg nie jest zbyt taktowny, ale skuteczny. Przy takiej strategii należy pamiętać, aby poprosić gości o potwierdzenie przybycia na ok 2 miesiące wcześniej. Jest to wskazane by móc jeszcze odpowiednio wcześniej rozesłać zaproszenie dla kolejnych gości. Aby uniknąć kłótni najlepiej ustalcie wcześniej, kolejność zapraszania gości z drugiej listy.

Rozwiązanie nie jest konieczne, jeżeli możecie pozwolić sobie na zaproszenie wszystkich gości, których wpisaliście na listę, czego wam z całego serca życzę.
Kiedy już ustalicie listę gości kolejny krok sztuka zapanowania nad nią. Przy długiej liście jest to nie lada wyczyn. Należy notować informację czy zaproszenie zostało wysłane czy dotarło, odnotowywać, czy gość potwierdził przybycie lub jeszcze inne uwagi.

Narzędzie do tworzenia i kontroli listy gości

Możecie skorzystać z przygotowanego przeze mnie arkuszu kalkulacyjnego, w którym łatwo zapanujecie nad waszą listą gości.

Jak to działa

 Na początku wpiszcie datę waszego ślubu w formie rok-miesiąc-dzień np. 2019-06-01. Arkusz szybciutko policzy wam, ile zostało dni do waszego wielkiego dnia. 

W prawym górnym rogu należy wpisać jaka jest wasza ustalona kwota za osobę jaką ustaliliście z salą weselną. Zwykle na salach weselny osoby dorosłe płacą 100% kwoty, dzieci od 3 do 13 lat mają zniżkę ok. 50% i dzieci do 3 lat są za darmo. Gdyby progi lub zakres wiekowy dzieci by inny należy przejść do zakładki arkusz2 i zmienić w tabeli.

Dla każdego gościa weselnego przypisujecie:

  • Imię
  • Nazwisko
  • Czy jest to gość z ze strony Panny Młodej czy Pana Młodego
  • Status zaproszenia: brak zaproszenia (należy wykonać), w przygotowaniu (znajduje się na liście zaproszeń przygotowanej do druku), Gotowe, Wysłano i Doręczono. Można w komentarzach wpisywać datę wysłania lub doręczenia
  • Status: GZ (gość zaproszony), OT (osoba towarzysząca) – przy dużej liczbie gości warto sobie to zaznaczyć. Najlepiej dodatkowo w komentarzu wpisać z czyja jest to osoba towarzysząca by nie było później pomyłek.
  • Potwierdzenie przybycia – gdy gość da informację, że przybędzie na wesele dajemy odp. Tak lub Nie, jak odmówi. Można również w komentarzach wpisywać datę potwierdzenia lub komu tą informację przekazał.
  • Wiek: Dorosły, Dzieci 3-13 lat i Dzieci do 3 lat. Jest to pomocne przy obliczaniu kwoty jaką musimy zapłacić lub na przykład w prawym górnym rogu macie informacje, ile jest osób dorosłych co często jest równoznaczne z liczbą osób pijących alkohol.
  • Płatność: 100%, 50% 0% to informacja dla was, ile za daną osobę płacicie. Czasami można wynegocjować cenę 50% za osoby z zespołu muzycznego i fotografa.
  • Informacja o noclegu: Tak lub Nie. Będziecie mogli kontrolować, ile noclegów musicie zamówić. Kwotę za nocleg należy określać każdorazowo indywidualnie.

W prawym górnym rogu macie ogólne statystyki dotyczące całej listy nie uwzględniając, potwierdzenie przybycia. Często jest tak, ze koszty wesela pokrywają rodzice i płacąc za swoich gości dlatego w zakładce statystyki znajdziecie podział ze względu na rodzinę Panny Młodej i Pana Młodego. Tu również znajduję się dokłada informacja, ile osób potwierdziło przybycie i dokładnie jak rozkładają się koszty. Aby tabela działa poprawnie należy wpisać kwotę za osobę w prawym górnym rogu na w zakładce lita gości oraz sprawdzić jakie zniżki są dla dzieci (zakładka Artkusz2).

Dzięki funkcji filtruj w łatwy sposób możecie z listy wybrać osoby, które mają jakąś charakterystyczną cechę np. noclegi. Chcecie szybko sprawdzić jakie osoby potrzebują nocleg. Tak jak na rysunku klikacie w przycisk przy trójkącie obok napisu noclegi.

Następnie odznaczacie wybór „wszystkie” i zaznaczacie opcję Tak, zatwierdzając przyciskiem OK.

W rezultacie otrzymujecie listę tylko osób przy których wcześniej zaznaczyliście, że potrzebują nocleg.

Aby powrócić do pełniej listy należy ponownie kliknąć przycisk z trójkątem obok napisu nocleg i zaznaczyć (zaznacz wszystko). Jak widzicie taki przycisk z trójkątem znajduje się przy każdej kolumnie wiec segregować można dowolnie.

Mam nadzieje, że to narzędzie ułatwi wam zapanować nad lista gości. W razie problemów zapraszam do kontaktu. Możecie pisać na adres kontakt@wodner-event.pl lub na m.me/yourwonderevent chęcią pomogę.

Pozostaw komentarz czy wszystko działa i czy było pomocne. N

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *